Em crise ou fora dela, economizar é sempre bom. Ter em caixa algum dinheiro extra pode ser a diferença entre assumir projetos mais arriscados e continuar no mesmo lugar, refém da concorrência.

Otimizar custos, como definido pelo Gartner, é uma das tarefas constantes de um negócio e exige disciplina para cortar gastos e melhor administrar recursos.

Algumas estratégias simplificam o desafio, como investir em tecnologia para digitalizar o negócio e automatizar operações. Listamos algumas das mais eficientes e explicamos como podem reduzir custos e trazer maior eficiência para a empresa!

Invista em software de gestão

Toda empresa precisa de Enterprise Resource Planning (ERP). A diferença entre migrar de planilhas para o software está de fato na eficácia de cada ferramenta. Com software de gestão, rotinas podem ser automatizadas e o tempo dos colaboradores é mais bem empregado. Os erros diminuem em incidência e gestores têm plataformas intuitivas por meio das quais podem aferir se estão em dia com as obrigações fiscais, fornecedores e funcionários.

O ERP também ajuda a economizar material de escritório e integrar sua equipe, pois facilita o compartilhamento de informação sem resultar em bagunça. Todas as informações de um projeto podem ser encontradas em um só lugar, com privilégios de acesso diferenciados de acordo com a demanda de cada colaborador.

Personalize os aplicativos mais importantes para operar

Busque fornecedores prontos para personalizar as soluções de que seu negócio mais precisa. Elas podem surgir de alternativas de código aberto ou serem desenvolvidas do zero, apenas para atender às demandas do seu negócio com exclusividade.

Voltados para o público interno ou fazendo a ponte para o atendimento de clientes, um software personalizado é a chance de construir conhecimento e otimizar fluxos de trabalho já existentes.

Leve parte da infraestrutura operacional para a nuvem

Que tal a ideia de virtualizar? Migrar pelo menos parte da infraestrutura de TI dos seus negócios para a nuvem vai reduzir custos de manutenção, atualização e suporte e permitir acesso a servidores mais robustos por uma fatia do preço. Cloud computing (ou computação em nuvem) é o que vai permitir que sua empresa economize agora e escale quando a necessidade aparecer.

Sem burocracia ou demoradas visitas técnicas a cada vez que um projeto exigir novos recursos, sua equipe aumentar ou qualquer outro imprevisto surgir no caminho.

Considere migrar também a telefonia

Uma das melhores estratégias para economizar no seu negócio é rever a conta de telefone. Embora a ferramenta seja integral para as operações das empresas, pode ser substituída por alternativas mais completas, de custo eficiente. A tendência da telefonia em nuvem é um dos caminhos capaz de reduzir gastos na sua empresa até pela metade.

A ferramenta ainda torna sua central de atendimento mais eficiente e embarca consigo um software capaz de automatizar boa parte dos atendimentos, criar números temporários para promoções e administrar toda a infraestrutura de comunicação empresarial de um único dashboard.

Não faltam alternativas tecnológicas para ajudar sua empresa a reduzir custos sem deixar de inovar. Com um pouco de trabalho é possível eliminar desperdícios e adotar soluções mais inteligentes, capazes de liberar capital para investimentos estratégicos.

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O Google Keep é o aplicativo do Google voltado para a criação e manutenção de notas e lembretes. Já o Google Documentos é o editor de textos do Google, capaz de manter suas informações sempre à disposição na nuvem por meio do Google Drive.

Trazer os dois para trabalharem em conjunto é uma forma de contar com funcionalidades inéditas que podem facilitar bastante o seu trabalho. Que tal descobrir como integrar essas duas ferramentas?

Para que serve o Google Keep?
O objetivo do Google Keep é servir como um armazenador de informações que o usuário achar importantes e precisará acessar depois. Uma nota publicada nele pode fazer uma lista de tarefa simples ou mesclar textos, áudios, fotos, desenhos, links e lembretes.

Em uma interface simples e direta, o Google Keep exibe as últimas notas salvas por você e permite a organização delas a partir de marcadores. No topo da interface existe uma barra de buscas onde é possível pesquisar pelos termos desejados.

Como integrar o Google Keep ao Google Documentos?
Uma das principais vantagens de usar os produtos Google é que eles podem se interligar de maneiras bastante produtivas. No caso do Google Keep, você pode integrá-lo ao Google Documentos para contar com funcionalidades inéditas.

Para fazer isso, é necessário ativar o recurso. Vá até o menu Ferramentas e selecione Bloco de notas do Keep. Uma barra lateral surgirá no lado direito com todas as suas entradas do Google Keep plenamente acessíveis.

A partir daí, você poderá utilizar suas notas do Google Keep no arquivo do Google Documentos que você tem aberto. Uma das opções permite adicionar a nota ao documento, bastando arrastá-la. Você também pode criar novas notas no Google Keep através da barra lateral.

Quais os principais usos para essa integração?
A integração do Google Keep com o Google Documentos possui diversas vantagens para todo grupo de usuários. Confira a seguir os principais motivos para contar com esse recurso tão útil:

Resgatar informações importantes
Se você utiliza o Google Keep para anotar registros que eventualmente serão usados em um arquivo do Google Documentos, esse recurso é bastante valioso. Basta consultar ou até arrastar as notas criadas para dentro do seu documento para incorporá-la.

Criar notas facilmente
Durante o trabalho no Google Documentos, pode ser que você note a necessidade de criar uma anotação para você mesmo. Seja o que for, ela pode ser criado com facilidade usando a barra lateral do Google Keep sem sair do Google Documentos.

Manter notas e documentos interligados
Todas as notas criadas a partir de um arquivo do Google Documentos são vinculadas a eles. Assim, até se você as acessar diretamente pelo Google Keep, poderá clicar em um link direto para o documento original.

Esse recurso se encaixa às suas necessidades?
Tanto o Google Keep como o Google Documentos são recursos altamente eficientes para a produtividadetanto na vida pessoal quanto profissional. Ter os dois integrados dessa forma é bastante valioso para aproveitar o melhor de ambos em conjunto.

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INCRÍVEL FERRAMENTA PARA SUA ESCOLA.

Imagina ter disponível totalmente sem custo uma ferramenta de colaboração fantástica para sua instituição de ensino? A Google te proporciona isso através do Google para sala de aulas, não deixe de ler o texto abaixo e entrar em contato com a Hostplan para saber mais.

O Sala de aula está disponível para qualquer usuário do Google Apps for Education, um pacote gratuito de ferramentas de produtividade que inclui o Gmail, o Documentos e o Drive.

O Sala de aula permite que os professores criem e recolham tarefas em formato digital, além de incluir recursos que poupam tempo, como a possibilidade de criar uma cópia de um documento do Google para cada aluno. Ele também cria pastas do Google Drive automaticamente para cada tarefa e cada aluno, ajudando na organização.

Os alunos podem ver as tarefas que precisam ser feitas na página de Tarefas e começar a trabalhar com apenas um clique. Os professores veem rapidamente quem concluiu a tarefa e fornecem comentários e notas diretamente, em tempo real, a partir do Sala de aula.

Como funciona

Configuração simplificada

Os professores podem adicionar alunos diretamente ou compartilhar um código para os alunos participarem da turma. A configuração leva apenas alguns minutos.

Poupa tempo

Um fluxo de tarefas simples e digital permite que os professores criem, corrijam e pontuem tarefas rapidamente em um só lugar.

Melhora a organização

Os alunos podem ver todas as tarefas em uma página de tarefas, e todos os materiais didáticos são arquivados automaticamente em pastas no Google Drive.

Melhora a comunicação

O Google Sala de aula permite que os professores enviem comunicados e questões instantaneamente. Os alunos podem compartilhar materiais com os colegas e responder a perguntas no fluxo.

Acessível e seguro

Como os demais serviços do Google Apps for Education, o Google Sala de aula não contém anúncios, nunca usa seu conteúdo ou os dados de alunos para fins publicitários e é gratuito para escolas.